Een lade vol briefjes
Voordat ze overstapten naar Tilia, ging de verhuur bij Bikestore Julianadorp volledig op papier. “Met pen en papier. Nu amper voor te stellen. Al kon het toen nog, we waren een stuk kleiner.”
Elke huurder vulde een verhuurformulier in: handtekening, van wanneer tot wanneer en of de boeking al was betaald. De formulieren gingen in een lade, op volgorde van wat terug moest komen. Kwam er een fiets terug, dan ging het blaadje eruit.
Dat werkte, tot de bakfietsen steeds verder vooruit geboekt werden. Het team ging planningen maken, ook weer op papier, om overlap te zien en dubbele boekingen te voorkomen. “Maar de kans op fouten was toen natuurlijk heel groot. Dus dat ging op een gegeven moment ook niet meer. Toen zeiden we: we moeten iets anders.”
Op zoek naar een systeem dat wél past
De eerste stap lag voor de hand: een verhuurmodule van het kassasysteem dat ze al gebruikten. Het team ging er zelfs voor kijken op een beurs. Maar het sloot niet aan bij hun wensen. “We wilden bijvoorbeeld dat mensen op zondag konden huren, terwijl wij dan dicht zijn. Dat soort aanpassingen kon dat systeem helaas niet aan.”
Het probleem blijkt breder. Veel bestaande systemen bieden onvoldoende mogelijkheden voor maatwerk. En dat terwijl ieder bedrijf andere werkwijzen hanteert.
Een dagje Texel
Het antwoord kwam uit onverwachte hoek: van een collega-verhuurder. Van der Linde Fietsen nodigde het team uit op Texel. “Gewoon als collega: joh, kom eens kijken hoe wij het doen. Dus zijn we een dagje naar Texel geweest. We hebben onze ogen uitgekeken.”
Daar hoorden ze dat Van der Linde een eigen systeem aan het bouwen was, om precies dezelfde reden: de bestaande systemen boden te weinig mogelijkheden. Dat systeem werd Tilia.
Die gedeelde achtergrond in de fietsverhuur gaf de doorslag. “Waar wij tegenaan lopen, lopen zij in meervoud tegenaan. Wij zijn een stuk kleiner, maar er zit overlap in de dilemma's die je tegenkomt.”
En wat ze wilden, was mogelijk. “Afwijkende openingstijden, inleveren, op een dag wel open maar met beperkte tijden: eigenlijk alles waar we tegenaan liepen en wat andere systemen niet konden, was met Tilia wél mogelijk.”
De overstap: eerlijk gezegd niet zonder gezucht
Niet iedereen in het team stond meteen te springen. “Zeker niet iedereen is even handig met de computer, dus sommigen zagen er wel tegenop.” Maar over één ding was iedereen het eens: zo kon het niet langer. “Iedereen heeft de schouders eronder gezet en keek de overstap naar Tilia met vertrouwen tegemoet.”
De eerste weken gingen niet zonder slag of stoot, geeft Elise eerlijk toe: “Iedereen heeft wel even gemopperd en gezucht. Soms dacht je: help!”. Maar de support was heel goed. Als er wat was, werd het altijd snel verholpen.”
Beschikbaarheid regelt zichzelf
Wat is er veranderd? “Eerst deden we alles met de hand. Nu gaat het vanzelf.” De grootste winst zit in de beschikbaarheid. Elise ziet in één overzicht al hun fietsen en bakfietsen, en wanneer deze gereserveerd zijn. “Dat is ons startpunt. Daar hoeven we ons geen zorgen meer over te maken.”
Niet meer wachten op antwoord
Ook gasten merken het verschil. Vroeger konden ze online alleen een aanvraag doen, en het team moest elke aanvraag met de hand beantwoorden. Nu zien gasten meteen of er op hun gewenste datum een fiets vrij is, en boeken ze die direct. De dag voor de huur krijgen ze automatisch een mailtje als herinnering.
“We laten het gewoon helemaal over aan het systeem.”
Een aanrader voor collega-verhuurders
Wat zou Elise zeggen tegen een collega-verhuurder die twijfelt? Het antwoord komt zonder aarzelen. “Ik zou Tilia zeker aanbevelen. We zijn heel tevreden. Het is heel eenvoudig in gebruik, en toch kun je er ontzettend veel mee.”
En als er iets is? Dan meldt het team het direct, en wordt het snel opgepakt.
Werk je nog met formulieren, losse spreadsheets of een systeem dat net niet past? Bikestore Julianadorp kwam een dagje meekijken en ging met een oplossing naar huis. Tilia is gebouwd door verhuurders, voor verhuurders. Kom ook eens kijken, online of bij ons op Texel, en plan een vrijblijvende demo. We vertellen je graag meer!
